Les non conformités à éviter en 2025
Pour bien démarrer l'année 2025, il est essentiel de se concentrer sur les indicateurs clés à surveiller afin d’éviter les erreurs récurrentes observées lors des audits précédents. Prenez soin de revoir les points soulevés lors de votre dernier audit et assurez-vous de les corriger en amont.
Les différents types de non-conformités en certification Qualiopi
Dans le cadre de la certification Qualiopi, les non-conformités correspondent à des écarts par rapport aux exigences du référentiel. Il existe deux types :
- Non-conformités mineures : des écarts sans impact significatif sur la qualité de la formation ou la satisfaction des apprenants, pouvant être corrigés rapidement.
- Non-conformités majeures : des écarts qui compromettent la qualité des prestations ou la conformité aux critères du référentiel, et qui doivent être corrigés avant la certification sous peine de rejet du dossier.
Les principales causes des non-conformités majeures de Qualiopi
Les non-conformités majeures en certification Qualiopi surviennent souvent à cause de :
- Absence de formalisation des procédures : Le manque de documentation des processus internes, comme la gestion des réclamations, est une source courante.
- Inadéquation des moyens pédagogiques : Des outils inappropriés pour les objectifs ou profils des apprenants peuvent mener à une non-conformité.
- Absence de suivi et d’évaluation des acquis : Sans évaluation des compétences des apprenants, la qualité de la formation est remise en question.
- Manque de transparence et d’information : L'absence de communication claire sur les formations crée de l'incertitude et engendre des non-conformités.
Les non-conformités présentes lors des audits Qualiopi
1. Communication
Les problèmes les plus courants sont liés au site web, où il manque souvent des rubriques essentielles ou des informations non mises à jour. Les indicateurs doivent être détaillés et spécifiques pour répondre aux attentes des apprenants. En ce qui concerne les formations certifiantes, les termes, liens et objectifs doivent être précis. Enfin, une mauvaise utilisation du logo ou non-respect de la charte graphique entraîne souvent des écarts.
2. Organisation
Les erreurs liées aux indicateurs 4 et 8 concernent la confusion entre l'analyse des besoins et la validation des acquis. Les procédures doivent être claires et structurées, avec des rôles bien définis. De plus, la collecte des appréciations des parties prenantes, y compris les financeurs, reste souvent incomplète.
3. Moyens humains
Les indicateurs 21, 17, 18 et 22 montrent des lacunes dans l’évaluation des compétences des intervenants, le suivi des moyens humains, et l’organisation pour garantir la cohérence entre les moyens et les prestations. Un audit interne régulier peut aider à résoudre ces problèmes.
4. Veille réglementaire
La confusion entre la veille réglementaire (indicateur 23) et la veille métier (indicateur 24) est fréquente. Il est crucial de bien séparer les deux types de veille et de s’assurer que les sources et preuves sont adéquates.
Prévenir les non-conformités majeures dans le cadre de l’audit Qualiopi
Pour limiter les risques de non-conformités majeures lors de l'audit Qualiopi, il est essentiel de se préparer en amont. Voici quelques conseils :
- Effectuer un diagnostic interne : avant l'audit, évaluez votre conformité pour identifier les zones à améliorer.
- Faire appel à un expert : un consultant Qualiopi peut vous aider à respecter les exigences et à structurer les processus.
- Impliquer toute l’équipe : assurez-vous que chacun connaît les critères et les applique de manière cohérente.
- Suivre les apprenants de près : mettez en place un suivi régulier des progrès, incluant évaluations et retours d’expérience.
